사업체 운영시 사업주에게 있어서 가장 중요한 업무중의 하나는 각종거래에 대한 증빙자료를 정리 보관하는 것이다. (세무증빙자료 7년보관)  어떤 증빙자료들을 준비해야하는가를 설명함에 앞서, 이번호에는 세무신고와 관련하여 왜 정확한 증빙자료 정리/보관이 요구되어 지는지에 대해서 알아보도록 하고, 다음호 부터는 요구되어지는 증빙자료에 대해서 그리고 이와 관련하여 발생할 수 있는 이슈에 대해서 자세히 알아보도록 하겠다.

 

가장 중요한 정확한 세무자료 정리/보관이 요구되어지는 이유는 적절한 세금신고를 하기 위해서이다.  모든 세무업무는 사업주가 보관하고 있는 증빙자료에서 시작된다.  사업주는 세금신고시마다 이런 증빙자료에 근거하여 회계사에 보낼자료를 준비하고, 회계사는 사업주가 전달해주는 자료가 100% 맞다는 가정하에 세무업무를 진행하게 된다.  결국, 아무리 회계사가 세무업무를 진행하더라도, 증빙자료의 근거가 부족한 자료로 세무업무가 진행이 된다면, 적절하지 못한 세무신고가 될 수 있으며, 이로 인해 추후 세무감사시 가산세 및 이자를 포함한 추가 징수를 받을 수 있다.

 

증빙자료 정리 및 보관상태가 양호한 경우에는 IRD의 세무감사에도 IRD 및 납세자에게 도움을 줄 수 있다.  IRD의 소득세 감사의 경우, IRD는 기본적으로 세금신고에 따른 증빙자료를 요구하게 된다.  이때 증빙정리가 잘 되어있고 보관상태가 양호하다면, 그만큼 감사진행이 빨라지고, 물론, 자료가 완벽하다면 특별한 문제없이 감사도 그만큼 빨리 완료 될 수 있겠다.  그렇지만, 증빙상태가 불완전 할경우, IRD는 해당 자료를 재 요청을 하거나 별도의 추가적인 증빙자료를 요청할 수도 있다.  사실, 사업주 입장에서는 미리 준비가 되지 않은 상태에서 오래전 거래에 대해서 증빙자료를 명확히 찾아내기에는 현실적으로 쉽지는 않다.  이런 경우, 대부분 감사가 진행되는 시간이 상당히 길어지고, 그만큼 납세자가 받는 정신적인 스트레스 역시 상당하다.

증빙자료를 꼼꼼히 일목요연하게 정리보관하는 경우에는 세무신고시 회계사의 문의에도 적절하게 답변할 수 있다.  증빙자료 정리가 적절하지 않다면, 사업주는 증빙자료를 찾느라 많은 귀중한 시간이 소요 되기도 하고, 결국에는 IRD에 답변이 늦어진다면 세무정산이 상당히 지연되기도 한다.  

 

정리가 잘되어 있는 거래에 대한 증빙자료가 세무신고에만 도움이 되는 것은 아니다.  사업활동에 있어서도 쉽게 참고가 될뿐만 아니라, 영업실적에 대한 증빙자료로써 추후 비지니스 매각시에도 구매자에게 신뢰를 줄수 있다.

 

증빙자료가 정리가 잘되어 있다면, 회계수수료의 인상요인도 사업주 본인이 통제할 수 있게 된다.  납세자의 답변이 적절하지 못해 신고업무 완료가 지연되거나, IRD세무감사와 관련한 서비스를 제공할 경우에 자료가 불충분하여 납세자 및 IRD와의 잦은 통신이 있고 감사업무가 지연이 된다면, 일반적으로 회계사는 추가되는 업무만큼 수수료를 추가 고지하기도 한다.
 

다음호에는 매출에 대한 증빙자료 정리 및 보관에 대해서 알아보도록 하겠다.